Covid 19 – Instrução Normativa DREI n. 79

Foi publicada no dia 14 de abril de 2020, a Instrução Normativa DREI n. 79 (“IN DREI n. 79”), que tem como intuito regulamentar a participação e a votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas, e cooperativas, tendo em vista a necessidade do cumprimento de medidas preventivas de distanciamento social, diante do contexto da pandemia causada pelo COVID-19.

Nos termos da IN DREI n. 79, as reuniões e assembleias podem ser realizadas nas modalidades semipresencial ou digital. A reunião ou assembleia semipresencial, consiste na participação e votação presencial ou a distância dos sócios ou associados. A reunião ou assembleia digital, por sua vez, consiste na participação e votação a distância de todos os sócios ou associados, em que os votos serão enviados através de boletim de voto a distância e/ou remotamente, por meio de sistema eletrônico.

Vale lembrar que no que se refere à convocação, instalação, e deliberação, tanto as reuniões e assembleias semipresenciais quanto as digitais deverão seguir as normas referentes ao respectivo tipo societário, assim como as normas estabelecidas no contrato social ou estatuto da sociedade. Além disso, os documentos e informações que serão disponibilizados na reunião ou assembleia realizada a distância, deverão ser previamente compartilhados, nos termos do que dispõe a legislação vigente, garantindo a disponibilização de tais documentos para os sócios ou associados por meio digital seguro.

De acordo com a IN DREI n. 79, o anúncio de convocação deve conter uma lista com os documentos requeridos para que os sócios ou associados, além de representantes legais, quando for o caso, sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital. Quanto aos documentos exigidos, a sociedade poderá solicitar que sejam encaminhados previamente pelo sócio ou associado participante, ou, o sócio ou associado podem apresentá-los até no máximo 30 (trinta) minutos antes do horário marcado para a reunião ou assembleia.

O processamento das informações nas reuniões ou assembleias poderá ser feito por terceiros contratados pela sociedade. É importante ressaltar que a sociedade deverá arquivar os documentos referentes à reunião ou assembleia, incluindo a sua gravação na íntegra, pelo prazo aplicável ao ajuizamento de ação judicial, que tenha como objetivo pleitear a sua anulação.

A presença dos sócios ou associados na reunião ou assembleia pode ser comprovada (i) pela presença física; (ii) pela validação do voto a distância pela sociedade; (iii) pessoalmente ou através de seu representante, com registro de sua presença no sistema eletrônico da sociedade.

O sistema eletrônico, deverá garantir  (i) a segurança, a confiabilidade, e a transparência do conclave; (ii) o registro de presença dos sócios ou associados;
(iii) a preservação do direito de participação a distância do sócio ou associado
durante todo o conclave; (iv) o exercício do direito de voto a distância por parte do sócio ou associado, assim como o seu respectivo registro; (v) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave; (vi) a possibilidade de manifestações escritas dos sócios ou associados; (vii)  a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e (viii) a participação de administradores, pessoas autorizadas, e pessoas cuja participação seja obrigatória. As cooperativas, além dessas garantias, deverão assegurar o anonimato dos votantes nas matérias previstas em seu estatuto social, que determinem o voto secreto.

O boletim de voto a distância, por sua vez, deverá conter (i) todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere; (ii) orientações sobre o seu envio à sociedade; (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do sócio ou associado, bem como de eventual representante; e (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

No tocante às matérias e sua descrição, deverá ser (i) em linguagem clara, objetiva e que não induza o sócio ou associado a erro; e (ii) formulada como uma proposta, com indicação do autor, recomendando que o sócio ou associado somente deve aprová-la, rejeitá-la ou abster-se. O boletim de voto a distância deverá ser enviado ao sócio ou associado no dia em que for publicada a primeira convocação para a reunião ou assembleia e deverá ser devolvido à sociedade, no mínimo, com 5 (cinco) dias de antecedência ao conclave. No período de até 2 (dois) dias do recebimento do voto a distância, a sociedade deverá comunicar o recebimento do referido boletim, assim como a necessidade de envio de documentos adicionais que validem o voto do sócio ou associado, além da retificação ou reenvio do boletim, caso seja necessário. Caso haja a necessidade de retificação, o sócio ou associado terá dois dias para cumprir tal exigência.

Para fins de registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá preencher os mesmos requisitos da IN DREI n. 38, de 2017, nas matérias que não conflitarem com o que determina a IN DREI n. 79.

Vale ressaltar que deverá constar na ata da reunião ou assembleia se a sua realização foi semipresencial ou digital, os membros deverão assinar a ata e consolidar em documento único, a lista de presença. Caso a ata não seja feita em documento físico, a assinatura dos membros deverá ser feita através de certificado digital ou qualquer outro meio que comprove a autoria e a integridade dos documentos eletrônicos.

Quanto às reuniões ou assembleias presenciais já convocadas, mas que ainda não foram realizadas devido ao contexto da pandemia causada pelo COVID-19, estas poderão ser realizadas no formato semipresencial ou digital, nos termos do que determina o art. 5º da instrução normativa supra referida.

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